Imagine uma pilha com centenas de diplomas de graduação impressos sobre uma mesa esperando por uma assinatura para serem autenticados. Agora pense em 9 mil deles, todos os anos, como no caso da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), que aguardam o visto feito à mão pelo reitor da instituição. Essa tarefa fastidiosa ocuparia horas e até mesmo dias a fio para ser concluída.

Num cálculo rápido, caso levasse apenas 10 segundos para assinar cada um dos documentos, a atividade demandaria 25 horas, algo aproximado a três dias inteiros de trabalho por ano dedicados a assinar papéis.

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Realidade comum a boa parte das instituições de ensino superior do país, essa prática já bastante superada está com os dias contados e será substituída por alguns poucos cliques. Isso porque uma portaria do Ministério da Educação (MEC), publicada em março deste ano (clique aqui para ter acesso), regulamentou a obrigatoriedade da emissão de diplomas digitais e concedeu o prazo de 24 meses, ou seja, até o dia 15 de março de 2021, para as instituições se atualizarem.

Há uma série de desafios envolvidos, mas também algumas vantagens. Focando apenas a parte econômica, a digitalização tende a reduzir custos de impressão, logística e, eventualmente, de funcionários. Voltando ao caso da UFSC, a instituição possui cinco campi e todos os diplomas são emitidos na sede. As despesas relacionadas ao documento incluem desde a disponibilização de um local para armazenamento apropriado até o gerenciamento de entrega.

Outra vantagem evidente é a segurança. O processo informatizado reduz drasticamente a chance de fraudes, pois permite a consulta quase que imediata aos dados originais hospedados no portal da instituição, fato que tende a inibir a proliferação da indústria do diploma falso. Casos, como o da professora Joana D’Arc Feliz de Souza que ganhou notoriedade recentemente ao forjar um diploma de pós-doutorado em Harvard, seriam  facilmente desmascarados se o certificado fosse  digital. Além da praticidade implícita no processo, as entidades de ensino ganhariam pontos adicionais em competitividade em relação às universidades estrangeiras e também se adaptariam à realidade dos alunos da Geração Z, já nascidos e alfabetizados digitalmente.

O processo de transição

A alteração do modelo impresso para o digital, no entanto, requer alguns investimentos por parte das escolas. Especialistas consultados recomendam, antes de tudo, o desenvolvimento de uma política interna de segurança de dados e a revisão dos sistemas e procedimentos já existentes. Em relação à tecnologia, a conversão exige, necessariamente, a substituição das assinaturas manuais à caneta pela assinatura eletrônica. Todos os envolvidos no processo, como coordenadores de curso e reitores, precisam requisitar, junto à Autoridade Certificadora, uma assinatura homologada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, o ICP-Brasil, órgão vinculado à Casa Civil da Presidência da República. As instituições de ensino também precisam providenciar uma rubrica digital institucional certificada para ser anexada ao diploma.

Também é fundamental desenvolver ou adquirir um software de mercado, que, interligado ao sistema já existente da instituição, será responsável pela emissão do documento digital.

O professor do Departamento de Informática e de Estatística da UFSC Jean Everson Martina, que integrou o grupo de trabalho do MEC para a produção das normativas, conta que o processo é mais simples do que parece.

De uma maneira bastante simplificada, após serem lançadas todas as informações do futuro egresso no programa de gestão acadêmica, ao invés de o sistema gerar um arquivo de visualização, como um PDF, ele criará um documento XML – formato que é utilizado para processamento em máquinas. Em seguida, as assinaturas eletrônicas das autoridades responsáveis e da própria instituição serão coletadas e inseridas.

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Nesse ponto o arquivo se dividirá em duas partes: uma referente ao verso e a outra ao anverso (frente) do diploma – do mesmo jeito que no modelo impresso. Posteriormente o arquivo é encaminhado para uma entidade registradora, que confere ao documento uma segunda assinatura institucional digital. Finalizado esse processo, é gerado um segundo arquivo, este de representação visual, contendo o código de validação acompanhado de um endereço eletrônico para consulta e um QR Code com as informações gerais do documento.

Pode parecer complicado, mas todo esse procedimento já foi testado e validado pela UFSC. A instituição formou sua primeira turma de egressos, 37 alunos do curso de Direito, com o diploma digital no segundo semestre de 2018. A aplicação foi iniciada de maneira gradual devido a um gargalo da universidade. Muitas matrículas dos formandos daquele período letivo ainda haviam sido feitas em papel. Ou seja, seria necessário tempo adicional para a digitalização de uma porção de documentos exigidos pela normativa do MEC. Porém, esse contratempo deverá ser superado já no ano que vem, quando, segundo Jean Martina, todos os egressos deixarão a instituição com o diploma digital. E o mais importante:sem embaraços de tempo para os dois lados. Vantagem para o aluno, que poderá receber o código de validação por e-mail logo após a colação de grau, e para a universidade, que tem como expectativa reduzir em até 80% as horas gastas para confecção dos diplomas.

Desafios importantes

Não é só o tempo que preocupa os gestores educacionais. Talvez o maior desafio esteja no fluxo das informações entre faculdades, universidades e institutos federais, como acredita o especialista em políticas públicas e direito educacional Daniel Cavalcante Silva, sócio da Covac Sociedade Advogados.

Como se sabe, faculdades, centros universitários e universidades têm licença para emitir diplomas, porém, somente os dois últimos podem efetuar o registro deles. Além do mais, apenas universidades e institutos federais têm autorização para registrar os diplomas de outra instituição não universitária, como no caso das faculdades, que respondem pela formação da maior parte dos egressos do país. Aqui entra o tal fluxo que preocupa o advogado. Como as informações dos diplomas serão enviadas das faculdades para as universidades em tempo hábil para que sejam feitos os registros? Isso ainda não está claro e uma nota técnica do MEC deverá ser lançada em breve.

O que já se sabe é que as faculdades têm prazo máximo de 30 dias para entregar os diplomas aos seus alunos e que, segundo Daniel Cavalcante, essa espera pode chegar a mais de um ano em alguns casos. “Algumas faculdades estão sendo penalizadas por atos que não praticaram. Elas emitem o diploma assim que o aluno cola o grau. Com a demora em sair o registro nas universidades, alguns alunos têm ajuizado ações contra as faculdades. Mas a demora não é delas. O diploma digital é uma tentativa de agilizar o atendimento em virtude dessa demora”, explica o advogado.

O problema do fluxo ainda esbarra em uma segunda questão: as normativas publicadas pelo MEC permitem que os dados dos diplomas sejam lançados tanto em livros impressos quanto em meio eletrônico. Ou seja, ainda existe a chance de haver incompatibilidade entre os formatos de envio e recebimento das informações. Apesar disso, o especialista em direto educacional tem uma visão positiva sobre a nova lei. “Acho que a mudança vem para ficar. A única questão que vejo é como será implantada. Pode acontecer prorrogação de prazo.

Não acredito que dê tempo. Já existem empresas que estão se especializando nisso e temos visto instituições que estão fazendo bobagens, como digitalizando tudo e destruindo o acervo físico. A mudança só vai pegar quando todo o sistema passar a ter confiabilidade”, completa Daniel Cavalcante.

Para ontem

Tratando-se exclusivamente de tempo, especialistas em desenvolvimento de softwares têm uma visão em comum: o prazo de dois anos é exequível, porém, é preciso começar já. O diretor de Tecnologia e Produtos da Access, Carlos Alberto Ferraiuolo, comenta que não há como precisar um prazo médio para desenvolvimento e implantação do sistema, pois
cada instituição de ensino tem um diferente nível de informatização. “Se chegarmos à conclusão de que será preciso mudar todo o sistema para integrar com o nosso, esse processo pode demorar bastante. Mas, se já tiver um nível intermediário e customizável, conseguimos fazer a integração e passamos a receber os dados e com isso criamos o diploma digital. Esse é um processo que em três ou quatro meses conseguimos implantar”, diz Ferraiuolo.

Já o cofundador e CEO da e-Sec, José Luiz Brandão, joga esse prazo um pouco para cima e estima que seis meses sejam suficientes para instaurar e estabilizar um sistema de mercado dedicado à geração dos diplomas digitais.

Para os dois executivos, a segurança é uma das principais virtudes do novo modelo. Brandão comenta que atualmente é muito mais fácil falsificar um diploma do que 30 anos atrás e ressalta a dificuldade de conferir a autenticidade do documento impresso. “Como a pessoa vai saber se o diploma é verdadeiro? Como reconhecer as assinaturas? Uma alternativa é ligar para a faculdade”, comenta. Com a versão digital, o risco cai para quase zero. Além de ser criptografado, o que impossibilita a sua edição, o documento estará disponível para consulta no portal da instituição. Assim,bastariam alguns cliques para se checar a sua veracidade. Porém, sistemas sempre podem ser corrompidos. Uma fragilidade trazida com a digitalização, conta Alberto Ferraiuolo, estaria no processo de transmissão dos dados. “É preciso garantir que a ligação com os parceiros seja por uma conexão segura. Não se pode mandar dados por uma rede trivial. E jamais por e-mail. É preciso garantir a segurança entre as integrações”, completa.

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