Quem usa o Google sabe: basta digitar “máquina de lavar” na ferramenta de buscas e entrar em um ou dois sites de venda on-line para pesquisar preços. Quase imediatamente seu e-mail e outros serviços passam a estar repletos de anúncios de máquinas de lavar. Como isso acontece? Engenheiros e programadores chamam essa ferramenta de funil de vendas ou captação inteligente de clientes. O programa registra os interesses das pessoas por meio de sua atividade na internet e então exibe anúncios de acordo com eles.

O serviço começa a ser oferecido também a escolas particulares. “Com o funil de vendas, a escola pode conseguir um banco de dados de pessoas que podem vir a ser seus clientes”, afirma Walter Saliba, engenheiro mecânico formado pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA) e diretor da Prima, empresa que fabrica softwares para instituições de ensino e bibliotecas.

No mercado desde a década de 1990, quando se popularizaram no Brasil os computadores de uso pessoal, os softwares de gestão escolar vêm incorporando cada vez mais ferramentas. Muitos dos sistemas oferecidos hoje são multifunção: permitem gerenciar, por exemplo, não apenas a base de clientes e ações de marketing, mas também o relacionamento com as famílias dos alunos e contas a pagar e a receber.

“O serviço mais recente é uma plataforma de internet para registros de professores, como frequência e notas”, conta Marcelo Castro, que trabalha com gestão tecnológica na escola Fernão Gaivota, em Santana de Parnaíba (SP).

Assim, os novos serviços buscam aliar a administração do negócio à gestão pedagógica – justamente num momento em que se valoriza a separação entre as duas áreas.

Funções distintas

Na visão de muitas escolas, o gestor pedagógico deve focar o processo de ensino e aprendizagem, deixando a burocracia, as finanças e o marketing para um segundo gestor. De qualquer forma, na prática, uma instituição privada de ensino é também um negócio.

Marcio Zabeu é diretor administrativo do colégio Veruska, escola particular de São Paulo que usa o sistema de dupla gestão – a direção pedagógica fica a cargo de outro profissional. Para ele, o fato de um único sistema armazenar dados administrativos e pedagógicos não impõe dilemas éticos. Isso, principalmente, graças a um sistema de filtros de acesso e de visualização de informações.

“Por exemplo: eu tenho acesso à lista de estudantes que estão com mensalidades atrasadas, mas os professores não têm. O professor não pode formular um julgamento a respeito disso quando entra em sala de aula”, explica Zabeu, que trabalha com o software de gestão escolar Acadesc.

Os filtros são empregados também no acesso dos pais ao sistema: eles têm acesso a dados como frequência, notas e ocorrências e recebem mensagens se houver atrasos de pagamento, mas não visualizam dados privados da instituição. Em casos de inadimplência, muitos sistemas permitem uma renegociação on-line das parcelas atrasadas. Os boletos gerados podem ser impressos ou pagos por internet banking.

Questão de agilidade

A digitalização dos dados, segundo Zabeu, poupa espaço e agiliza o trabalho. “Os pais podem entrar diretamente no sistema e consultar as notas dos filhos. Eles recebem uma senha específica para isso”, diz.

Históricos em papel, por outro lado, continuam tendo função relevante na educação infantil. A escola avalia que o registro físico das atividades das crianças de 2 a 5 anos é importante para os pequenos e seus pais, explica o gestor.

Marcelo Castro, da escola Fernão Gaivota, aponta a agilidade como principal vantagem do sistema digital. “Há um impacto no custo operacional, mas o aspecto principal é ter acesso rápido à informação”, avalia. “O que antes ficávamos sabendo apenas no fim do semestre, hoje sabemos no próprio dia. Se sei que o aluno faltou, posso avisar os pais. Posso acompanhar em meio on-line as atividades previstas e realizadas pelos professores sem precisar esperar que eles me deem um papel no fim do trimestre.”

O histórico de antigos alunos da instituição  e grande parte da documentação dos estudantes – telefones, dados dos pais e cópia do RG, por exemplo – também ficam armazenados no sistema, em formato digital.

No entanto, o papel ainda é personagem importante na comunicação com o poder público. Apesar de a rede paulista de ensino usar um sistema digitalizado em suas escolas, o relacionamento com as escolas particulares ainda funciona na base do papel. Calendários e atividades devem ser aprovados em versão impressa, conta Zabeu.

Suporte pedagógico

Na área pedagógica, os sistemas que estão no mercado ajudam na coordenação do trabalho docente e podem servir como bancos de dados, por exemplo, para a condução e a avaliação de práticas interdisciplinares.

No caso de cursos livres – como música, esporte e informática -, a taxa de desistência costuma estar muito relacionada ao número de ausências. O aluno que desiste é, normalmente, aquele que falta bastante. “Pelo software, conseguimos fazer uma análise individual da frequência por aluno e por professor. Se muitos alunos estão faltando à aula de determinado professor, por exemplo, podemos ajudá-lo a rever suas estratégias”, afirma Juliano Server, gestor em uma escola de informática em São Paulo.

Segundo ele, o trabalho de professores substitutos também fica mais fácil, já que as aulas se organizam em módulos e as atividades ficam registradas na ferramenta on-line.

Preocupação com a segurança

Com informações pessoais de milhares de crianças e adolescentes em jogo, a segurança dos sistemas digitais é uma das grandes preocupações de escolas e desenvolvedores. Além de dados como endereço, telefone e histórico escolar, muitas instituições também armazenam informações como alergias a medicamentos e alimentos, necessidades médicas dos estudantes e o que fazer em casos de emergência. Mas faz sentido o temor de que criminosos possam realizar ataques virtuais a servidores e serviços na nuvem? “É uma ilusão achar que os dados estão mais seguros no papel”, argumenta Marcelo Castro.  “Uma pessoa mal-intencionada pode clonar os mesmos dados de uma pasta com documentos impressos.” Edilba Rangel trabalha programando sistemas de computador há 30 anos, inclusive plataformas ultrasseguras que guardam dados financeiros de empresas. Ele dá algumas dicas quanto à segurança ao se avaliar a compra de um software ou serviço on-line. “Uma das coisas que se pode fazer é sempre checar o Service Level Agreement (SLA) do sistema, que é um acordo entre as partes e aponta o grau de confiança dos serviços que serão prestados.” Também é importante pesquisar e buscar descobrir se já houve alguma falha de segurança no sistema, além de compreender o mecanismo de segurança com que trabalha o fornecedor. O cliente pode, ainda, perguntar sobre o protocolo de segurança do sistema e se ele tem um certificado digital. Vale a já conhecida regra: quanto mais se conhecer sobre o produto, melhor. “É costume o fornecedor oferecer demonstrações para os clientes, explicando como o sistema trabalha a segurança dos dados”, acrescenta Rangel. Por fim, o programador explica que é importante avaliar também a segurança física do sistema. Afinal, o armazenamento na nuvem normalmente envolve o uso de um data center, ambiente que armazena servidores e outros componentes físicos para gravação de dados. Enquanto algumas empresas desenvolvedoras mantêm uma infraestrutura própria, outras contratam esse serviço de companhias como Microsoft e HP. De qualquer maneira, sempre vale checar.

Autor

Tânia Fernandes