O mundo está dando os primeiros passos rumo à Revolução 4.0. Nessa era tecnológica, orquestrada pela internet das coisas, a impressão 3D, os robôs e o cloud computing, a questão é como equilibrar a tecnologia de ponta com a valorização da atividade humana. Cada vez mais as organizações buscam ferramentas tecnológicas que, ao mesmo tempo,aumentem a produtividade e a qualidade dos serviços, e ainda tornem o dia a dia dos colaboradores menos sobrecarregado.Seja na indústria, no ambiente corporativo ou na academia.

A Universidade do Vale do Paraíba – Univap, incrustada no coração do Vale do Paraíba, em São José dos Campos/SP, investiu nessa ideia com a implantação de um software de gestão acadêmica. Dois anos depois, colhe frutos. “Vínhamos com experiências no sentido de aperfeiçoar nossos processos, sem encontrar até então um modelo de gestão acadêmica que fosse aderente às necessidades e demandas, que são muitas”, diz Vladimir Costa, supervisor de TI da Univap.

O controle de todos os processos acadêmicos precisa estar muito bem azeitado —matrículas, disciplinas oferecidas, currículos dos cursos, cursos cadastrados, lançamento de notas, faltas, sem falar na gestão financeira do aluno.  É só o começo, considerando que a Univap conta com cerca de 4.200 alunos, oferece mais de 30 cursos de graduação, educação continuada, cinco programas de mestrado e três de doutorado.

Fundada como uma instituição comunitária sem fins lucrativos, de ensino, pesquisa e extensão, a universidade iniciou suas atividades com a Faculdade de Direito do Vale do Paraíba. Hoje, seu portfólio inclui o Instituto de Pesquisa e Desenvolvimento (IP&D), o Centro de Estudos da Natureza (CEN) e o Observatório de Astronomia e Física Espacial. Sob a gestão da instituição também está o Colégio Univap, de ensino fundamental e médio, que na prática representa alunos com perfis e necessidades diferentes da graduação.

Informação acessível
Todo esse universo de informações e necessidades específicas passou a ser organizado e gerido pelo sistema de gestão educacional Lyceum. Um imenso banco de dados alimenta três portais: da secretaria, do docente e do coordenador de cursos, e o portal do aluno, além do mobile (também para o aluno), acessado por navegador ou aplicativo.Nesses espaços, as informações estão organizadas e acessíveis a todos, o que fortalece a transparência.

“Os coordenadores podem acompanhar todos os lançamentos dos professores e acessar o que cada um está realizando. Já os professores organizam seus planos de aulas, lançam notas e observações de modo organizado. E os alunos, no seu portal, podem acessar suas notas e saber previamente a programação de conteúdos, entre outras informações”, descreve Costa.

Menos filas e inadimplência
A secretaria, via portal, faz a gestão do aluno com o atendimento relativo a documentação, certificados, histórico escolar e tudo o que se refere à sua vida acadêmica. “O ganho em agilidade é enorme. O atendimento, que até então gerava filas de alunos, é feito na maior parte à distância, e com rapidez. As informações e respostas às demandas são mais precisas”, conta o supervisor de TI.

A gestão financeira foi um desafio vencido, segundo ele. “Tínhamos um problema. Se o aluno se esquecia de pagar o boleto, comparecia à secretaria para pedir uma segunda via do boleto atualizada. Tudo feito pelo atendente. Era comum, dependendo do horário, de o aluno perder aula. E ainda enfrentar outra fila, a do banco”.

Pelo portal, o estudante faz a atualização do boleto e paga de onde estiver, gera ou solicita outros documentos e serviços.  Como um self-service. O próximo passo será  disponibilizar para ele a auto-gestão da sua vida financeira. “O aluno inadimplente terá autonomia para fazer a sua própria negociação de acordo com as regras estipuladas”.

Qualidade nas relações
A partir da implantação do Lyceum, houve remanejamento de alguns funcionários, sem redução de quadros. Por exemplo, os que faziam atendimento passaram a se dedicar a atividades internas, melhorando a qualidade e a oferta dos serviços.

“Como somos uma fundação, prezamos muito a questão do funcionário. Este é um setor que apresenta muita rotatividade em outras empresas. Aqui, ao contrário, temos funcionários com muito tempo de casa. Alguns, entre 20 e 30 anos”, conta o coordenador de TI. Para a Univap, um dos resultados mais significativos foi a possibilidade de aproveitar melhor seus recursos humanos, de modo que as pessoas desenvolvam trabalhos mais desafiadores e prestem um atendimento ainda mais próximo com os alunos. “Isso sempre foi a nossa marca”.

Para o Prof. Dr. Eduardo Jorge de Brito Bastos, presidente da Fundação Valeparaiba de Ensino, tanto do ponto de vista acadêmico, como também financeiro, o sistema Lyceum contribui para que haja uma visão sistêmica da fundação, transmitindo maior confiabilidade nos dados e informações precisas, resultando em celeridade nos processos.

Autor

Ensino Brand Studio