Novo pacote de serviços e terceirização de equipamentos tornam mais simples e econômica a adoção de ferramentas de TI para melhorar a gestão das instituições de ensino

A expressão de ordem para gestores é sempre fazer mais com menos. No ensino superior não seria diferente e obter resultados progressivamente melhores sem elevação de custos é um desafio constante da gestão administrativa das instituições. É nesse sentido que entra em campo a adoção intensiva de sistemas e recursos tecnológicos que melhoram indicadores como taxa de inadimplência enquanto contribuem para a diminuição de custos com equipamentos de hardware e manutenção de rede.

Modelo acessível
Um dos exemplos mais conhecidos dos gestores de faculdades é o uso de soluções integradas de gestão escolar, capazes de substituir diversos programas licenciados de forma individual, os chamados ERP. De acordo com Roy Mantelarc, pesquisador de gestão em educação da Faculdade de Economia e Administração da USP, o uso de sistemas capazes de gerir operações burocráticas, como folha de pagamentos e cartão de ponto dos colaboradores, vive uma nova fase, com a adoção de recursos que gerenciam também os sistemas de pagamentos de mensalidades e publicação de notas dos alunos.

“As tecnologias de gestão vivem um momento de maturidade e, então, soluções antes consideradas complexas e caras estão acessíveis até às instituições de pequeno porte, que pagam TI como um serviço. Ao mesmo tempo, um único fornecedor é capaz de entregar soluções completas de software e infraestrutura”, afirma Mantelarc.

De acordo com Antonio Gil, presidente da Associação Brasileira das Empresas de TI (Brascom), o modelo adotado pelas companhias de software mudou nos últimos anos, tornando soluções antes restritivas agora viáveis para pequenas instituições. “Um exemplo disso é a substituição da venda de software por licenciamento pelo modelo de consumo como serviço”, diz Gil.

No novo método, em vez de uma instituição de ensino comprar um software de ERP para um número de máquinas específico em que vai instalar a solução, ela simplesmente compra o direito de usar o produto em até três equipamentos simultâneos. Na prática, todo acesso ao sistema é remoto (em nuvem) reduzindo custos com a compra de servidores e manutenção de rede. O uso do software é pago na medida em que a instituição o utiliza, o que permite aumentar ou diminuir o pacote de consumo conforme variar a demanda (e a capacidade de pagamento) da instituição. “É como uma conta de telefone: se usamos menos, pagamos menos. Para quem é pequeno, esse modelo é muito mais vantajoso”, afirma o professor Mantelarc.

Outra vantagem das novas soluções de gestão é que elas integram uma dezena de recursos em um só pacote, o que permite o acesso a novas tecnologias e atualizações de versão sem a necessidade de novos gastos.

Alinhada com o modelo “pague de acordo com seu uso”, a empresa Finet desenvolveu uma solução que gera boletos de cobrança na web e está acessível para instituições de ensino de todos os portes. “Uma das razões da inadimplência, que afeta duramente o planejamento das finanças de uma faculdade, é o fato de alguns alunos perderem o boleto ou não o terem em mãos no momento em que possuem os meios para pagar a mensalidade”, diz Daniele Raposo, gerente de vendas da Finet.

Para solucionar esse problema, a empresa desenvolveu uma solução web que permite ao estudante obter, na internet, um novo boleto sempre que precisar. A solução é baseada em computação em nuvem, o que libera a escola de qualquer investimento em equipamentos, já que toda infraestrutura é terceirizada.

Além disso, o usuário também ganha em flexibilidade. Por usar a tecnologia web, como HTML5, a plataforma pode ser acessada em qualquer dispositivo, como um notebook, tablet ou smartphone. Segundo Daniele, o modelo de cobrança é baseado no número de alunos que usarão o sistema. “Uma escola com cem mil alunos pagará um valor proporcionalmente maior que uma instituição com 300 alunos”, diz a gerente de vendas.

Terceirização de hardware
Entre os modelos adotados para melhorar o nível da tecnologia na gestão e, ao mesmo tempo, reduzir custos está a terceirização de hardware, como a contratação do parque de computadores usados em laboratórios de informática e salas de professores no modelo de leasing e até o arrendamento de equipamentos mais caros, como sistemas de impressão, projetores e infraestrutura de rede. “Ao comprar produtos que ficam obsoletos em poucos anos, como computadores, o modelo de leasing permite pagar apenas um aluguel mensal pelas máquinas e não investir um volume alto de capital num primeiro momento. No médio prazo, o pagamento mensal assegura atualização tecnológica, como a substituição de equipamentos defasados por novos”, explica Mantelarc.

Outro exemplo de terceirização é o adotado pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) que optou por deixar todo seu parque de impressão a cargo de uma empresa contratada. Ao invés de comprar, dar manutenção, assegurar insumos como tinta e papel e, ainda, arcar com o prejuízo da defasagem tecnológica, a UFSC deixou a cargo da Tecnoset, operadora de TI que venceu a licitação, o serviço de toda a operação de impressão de apostilas, fotocópias e material didático reproduzido. Segundo Paulo Fodor, diretor de marketing e planejamento estratégico da Tecnoset, esse modelo permite que uma empresa especializada, com ganhos de escala, entregue todo o serviço de impressão dentro da universidade por um custo abaixo do que a UFSC teria se fizesse todo o processo sozinha. Na licitação, a remuneração da Tecnoset é proporcional ao uso de impressões que a UFSC consumir.

A disseminação de novos modelos de negócio, tipos de contrato de software e hard­ware, tecnologias em nuvem e terceirização permite que instituições de todos os tamanhos e áreas de atuação acessem as tecnologias mais avançadas, equiparando seu nível de gestão às maiores instituições sem comprometer seu orçamento. (Felipe Falleti)

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