No cenário econômico atual, um dos fatores de preocupação das instituições de ensino é a inadimplência. Nesse caso, a gestão financeira é fundamental para uma escola se sustentar sem deixar de lado todos os investimentos que lhe possibilitam crescer.

Dentro desse contexto, diversos temas merecem atenção, além das taxas de inadimplência, que causam impacto no setor de contas a receber. Segundo Reinaldo Domingos, presidente da DSOP Educação Financeira e da Editora DSOP, as finanças de uma instituição educacional englobam questões como a carga tributária do país, que é predatória.
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“As finanças não estão relacionadas apenas a contas a pagar e a receber; por trás desse tema há toda uma questão que diz respeito à administração de recursos – uma boa gestão dos setores de compras e vendas, bem como o de cobrança, políticas de cargos, salários, dentre outros”, afirma. Para ele, com um setor financeiro capacitado, o empreendimento tem mais chances de geração de receitas e redução dos custos, tendo fôlego para projetar a expansão do negócio, que é fundamental para as escolas.

Visão estratégica
Marciel Rocha, sócio-fundador da consultoria empresarial Consuport, acredita que, assim como em todo estabelecimento comercial, as escolas precisam buscar uma visão estratégica da gestão financeira. Para ele, o mais importante é ter maior controle das despesas ocorridas e, assim, identificar os gastos maiores. O pensamento de José Carlos Cardozo, franqueado da Expense Reduction Analysts (ERA), é similar. “A escola deve estar atenta a problemas financeiros que podem ter origem em várias fontes, como falta de uma boa administração, superdimensionamento da capacidade instalada, superavaliação da demanda do número de alunos, falta de controle nos gastos e, especialmente, a falta de um orçamento que permita acompanhar periodicamente as receitas e os gastos para que o seu programa acadêmico possa ser desenvolvido sem surpresas financeiras desagradáveis”, descreve.

Na opinião de Reinaldo Domingos, para gerir corretamente as finanças, contas a pagar e receber e fluxo de caixa é imprescindível implantar sistemas de gestão especializados em educação. Isto porque, na educação, existem particularidades que requerem muito controle. “Para que uma escola tenha tranquilidade em desenvolver seus projetos é preciso ter, acima de tudo, capital de giro, ou seja, dinheiro guardado que possa garantir a continuidade das atividades, mesmo com possíveis inadimplências, entre outras situações emergenciais”, acrescenta o presidente da DSOP.

E entre os pontos peculiares aos quais as escolas devem estar sempre atentas, Marciel Rocha também destaca questões que dizem respeito ao Sindicato dos Professores (Sinpro), Sindicato dos Auxiliares Escolares (Saesp), e o direcionamento para atender às reivindicações com melhoras em suas bases salariais. “Neste caso é preciso ficar atento, pois como em qualquer empresa de serviços, o bem humano é o mais importante e deve ser cuidado”, acrescenta.

Erros comuns
Os especialistas em gestão financeira são unânimes em afirmar que entre os principais erros das escolas ao planejar seus investimentos está a avaliação incorreta do número de alunos para os próximos períodos, não levando em conta o crescimento ou, possivelmente, a diminuição na demanda. “Algumas escolas estão utilizando um processo de pré-matrícula, que acredito ser mais assertivo, no qual é feito um levantamento alguns meses antes do término do ano escolar, o que assegura com um bom grau de acerto qual será a demanda para o próximo ano letivo”, aponta Cardozo. Segundo o consultor, esse procedimento dará uma boa margem de segurança ao planejamento financeiro, mas a obtenção de aconselhamento das tendências econômicas futuras também ajuda a prever erros no superdimensionamento da demanda de alunos.

Independentemente do porte da escola, atualmente se faz necessária a existência de uma estrutura administrativo-financeira proporcional na instituição, que possa dedicar-se com exclusividade não somente aos assuntos administrativos e secretariais, mas principalmente à gestão financeira. Essa equipe deve ter condições de acompanhar as mensalidades a receber, sem deixar de lado o controle das despesas gerais e administrativas, tais como água, energia, telefonia, manutenção e limpeza, materiais de suporte ao ensino, impressões e cópias de apostilas e documentos, entre outras despesas. “Pode não parecer, mas uma atenção especial ao controle desses gastos pode, ao final, levar a um incremento no resultado, da mesma forma que, se não for dada a devida atenção, pode trazer surpresas desagradáveis à instituição”, ressalta o franqueado da ERA.

Voltando à questão da inadimplência, para Domingos, além de sua organização e planejamento interno, a escola pode contribuir de outras maneiras com o cenário que preocupa atualmente. Uma forma é inserir em sua grade curricular a disciplina de educação financeira, para que possa cooperar com a formação de novas gerações e, com isso, garantir o futuro aluno, que será o filho deste que hoje estuda em sua escola.

“Também recomendo que a instituição de ensino promova palestras de sensibilização sobre o tema educação financeira. Dessa forma, as escolas estão ampliando sua visão, em especial para os pais, que também necessitam passar por esse processo de educação”, explica.

Gestão na prática
Localizada na Vila Olímpia, em São Paulo, a Escola Viva, instituição que atua nos três segmentos da escola regular, somando mais de 1.600 alunos, inicia sua gestão pelo planejamento estratégico, processo em que se definem as grandes metas e diretrizes para um período de três anos (posteriormente, detalhadas para cada ano letivo). “O planejamento financeiro traduz estas metas e demandas, e deve contemplar projeções de receitas e custos variáveis, despesas operacionais, investimentos, despesas financeiras e necessidade de capital de giro”, explica Francisco Manuel Ferreira, diretor do ensino fundamental e médio da Escola Viva. Segundo ele, ao se estabelecer o número de alunos, é importante definir, pelo menos, três cenários: um mais agressivo, que representa a meta a ser trabalhada por todas as pessoas que fazem atendimento a pais novos; um conservador; e outro pessimista, que deve incluir um plano de contingência.

Folha de pagamento
Ricardo de Jesus, diretor administrativo-financeiro da Escola, conta que um dos principais custos de uma escola é a sua folha salarial, especialmente a que se refere a professores. Portanto, um dos fatores básicos é a tomada de decisão em relação ao número de turmas, que contempla aspectos financeiros e mercadológicos (por exemplo, custo da decisão de fechar uma turma).

Para não cometer erros de planejamento financeiro e continuar investindo, a Escola Viva acredita que a fórmula é considerar não só as despesas operacionais, mas também as necessidades de investimento para atingir metas de qualidade, consistência e crescimento. Segundo os diretores, no orçamento, é necessário prever o retorno do capital investido, pois é isso que vai garantir a saúde financeira no médio e longo prazos. Além disso, é preciso desenvolver e monitorar indicadores relativos à saúde financeira da escola, por exemplo, índice de inadimplência, taxa de ocupação, comportamento do fluxo de caixa, desconto médio.

“O planejamento financeiro exige, na sua formulação, a atenção às demandas da escola e a construção de cenários que possibilitem correção de rota. Na sua execução, requer uma disciplina constante, para que as metas orçamentárias sejam efetivamente atingidas ou para que as premissas que as originaram sejam revisitadas”, enfatizam.